SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ADMINISTRASI JURUSAN PADA POLITEKNIK NEGERI SAMBAS BERBASIS WEB

Abstract

Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 49 Tahun 2014 mengatur tentang struktur organisasi, tata kerja, dan fungsi unit-unit di perguruan tinggi, termasuk di antaranya adalah pengelolaan administrasi akademik. Tujuan dari peraturan ini adalah untuk memastikan bahwa pengelolaan administrasi jurusan di perguruan tinggi dilakukan secara efektif, efisien, dan transparan, sehingga dapat meningkatkan kualitas layanan akademik yang diberikan oleh perguruan tinggi. Namun, saat ini masih terdapat beberapa permasalahan dalam pengelolaan administrasi jurusan di Politeknik Negeri Sambas, salah satunya adalah pengarsipan yang masih dilakukan secara manual dan tidak terintegrasi dengan sistem informasi. Pengarsipan manual dapat membuat data sulit ditemukan dan membutuhkan waktu yang lama untuk mencari informasi yang diperlukan. Selain itu, proses pengarsipan manual cenderung meningkatkan potensi terjadinya kesalahan, seperti kehilangan data atau kesalahan dalam pengisian data. Kesalahan tersebut dapat menyebabkan kerugian yang signifikan bagi institusi, seperti hilangnya data penting atau kesalahan dalam pengambilan keputusan bahkan bagi civitas akademika secara khusus. Contoh kasus diantaranya dalam hal pengurusan Penilaian Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK) Dosen, jika data yang diperlukan seperti SK mengajar, pembimbing, penguji, dan lainnya tersimpan secara manual dalam map gobi, maka dosen harus melakukan pencarian data secara manual bahkan melibatkan staf untuk mengirim file menggunakan aplikasi chat. Hal ini tentu saja memakan waktu yang cukup lama, bahkan hingga mencari data dari lima tahun kebelakang. Selain itu, data yang tersimpan secara manual dalam map gobi juga rentan hilang, rusak, atau tercecer, yang dapat menyebabkan kendala dalam proses pengurusan DUPAK. Kasus lainnya adalah pada saat proses asesmen lapangan akreditasi program studi, proses akreditasi juga dapat terhambat jika pengelolaan administrasi jurusan tidak optimal. Jika dokumen dan data yang diperlukan untuk proses akreditasi tidak tersedia atau tidak lengkap, maka proses akreditasi dapat terhambat. Pengelolaan administrasi jurusan menjadi bagian penting dalam tatakelola institusi terutama pada institusi pendidikan. Permasalahan yang muncul saat ini adalah tidak adanya integrasi data yang tersistem, pengarsipan masih dilakukan secara manual dalam map gobi dan disimpan di gudang. Dampak terbesar dari pengelolaan administrasi yang tidak optimal adalah dapat menyebabkan keterlambatan dalam penyelesaian tugas dan menghambat pengembangan institusi. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem informasi terintegrasi yang dapat memudahkan proses pengelolaan administrasi jurusan, sehingga informasi yang diperlukan dapat diakses dengan cepat dan akurat. Pengelolaan administrasi yang baik dapat membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam pengelolaan administrasi jurusan serta dapat mempercepat penyelesaian tugas serta mendukung proses akreditasi. Tujuan dari penelitian ini adalah membangun Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi Jurusan pada  Politeknik Negeri Sambas Berbasis Web. Penelitian ini dirancang menggunakan metode Waterfall yang terdiri dari analisis data, perancangan database, UML dan interface. Tahapan  pengujian menggunakan metode Black Box. Sistem secara aktual melalui pengujian dan demonstrasi dan memenuhi TKT 8.

Kata Kunci : Pengelolaan Administrasi, Sistem Informasi, Web, Politeknik Negeri Sambas